19. Mai 2020
Pre-Boarding, On-Boarding und Re-Boarding in Zeiten von Corona
Auch in Zeiten von Corona bleibt es eine Herausforderung, gutes Personal für Technologiebereiche zu finden. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, neu gewonnene Mitarbeiter zu binden und die Bemühungen zum Erfolg zu führen. Auch die Rückkehr aus der längeren Homeoffice-Phase gilt es zu gestalten. Der Personalabteilung kommt dabei eine entscheidende Rolle zu.
Um neue Mitarbeiter schon vor dem eigentlichen Beginn an das Unternehmen zu binden, ist es im Rahmen des Pre-Boarding hilfreich, zwischen Zeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag in Kontakt zu bleiben. Das kann ohne großen Aufwand geschehen, indem man Informationen darüber, was den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag erwartet, bereitstellt. Ein Ablaufplan per E-Mail mit Hinweisen zur Einarbeitung oder eine Einladung zum Team-Treffen (auch per Videokonferenz) ist ein geeigneter erster Schritt.
Die Notwendigkeit von Pre-Boarding-Maßnahmen steigt, da die heiß umkämpften Technologie-Kandidaten aufgrund ihrer noch frischen Bewerbungsphase oftmals auch nach Vertragszeichnung attraktive Angebote anderer Unternehmen erhalten. Arbeitgeber, die sich persönlich um die Kandidaten bemühen, können aktiv gegensteuern.
Das folgende On–Boarding beginnt klassischerweise mit der Vorbereitung des Einstiegs in der Firma.
Eine Einarbeitung im herkömmlichen Sinn, bei der Abläufe und Aufgaben gemeinsam an einem Arbeitsplatz erklärt werden, ist aufgrund der Abstandsregeln aktuell nicht möglich. Es ist ratsam – sofern das noch nicht der Fall ist – Abläufe für die zu besetzende Position detailliert schriftlich in Prozessdokumenten festzuhalten, um diese dann mit dem Mitarbeiter an einem geteilten Bildschirm gemeinsam durchgehen zu können.
Beginnt ein Mitarbeiter im Homeoffice, ist es hilfreich, ihm eine Mappe mit wesentlichen Informationen, wie Namen der Kollegen und Company-Informationen, vor dem ersten Arbeitstag nach Hause zu schicken. Die Frage nach der sicheren Übermittlung von Passwörtern ist zu klären. Auch eine nette Geste wie die Zusendung einer Tasse oder von Schreibmaterial mit Firmenlogo sorgen für ein Zugehörigkeitsgefühl.
Das Kennenlernen von Vorgesetzten, Kollegen (auch per Video-Konferenz) und die Inbetriebnahme technischer Arbeitsmittel stehen am ersten Arbeitstag im Vordergrund. Dafür sollte ein Termin mit dem IT-Support vereinbart werden. Mit dem Vorgesetzten gilt es, Aufgaben und Abläufe für die kommenden Tage zu präzisieren.
In vielen Fällen ist es hilfreich, wenn sich neben dem Vorgesetzten auch Kollegen um den neuen Mitarbeiter kümmern. Gerade in Zeiten mit hohem Homeoffice-Anteil ist ein Mentor zu empfehlen, der für Fragen zur Verfügung steht, aber auch zur Bindung ans Unternehmen beiträgt.
Vorgesetzte sollten regelmäßig Kontakt halten und neben fachlichen Fragen auch Feedback des Mitarbeiters zur Einarbeitungssituation einholen – lieber weniger E-Mails schreiben und öfter zum Telefon greifen. Noch besser ist die Nutzung von Videokonferenzen. Unsere Tipps zum Thema Videotechnologien finden Sie in unserem Blog.
Viele Mitarbeiter stehen unter großer Anspannung, wenn sie während der Corona-Krise ihren Job gewechselt haben. Sie kennen das Unternehmen nicht, die wirtschaftliche Entwicklung ist unklar, sie wissen nicht, ob sie sich auf ihre Führungskräfte verlassen können, die eigene Performance steht auf dem Prüfstand und Mitarbeiter in der Probezeit sind oftmals als Erste von Kündigungen betroffen. Es geht um Existenzängste. Klar ist: In der Krise ist mehr Kommunikation gefragt. Selbst wenn man keine sicheren Fakten vermitteln kann, ist es wichtig zu signalisieren, dass man sich kümmert. Die Haltung, mit der Vorgesetzte in der Krise agieren, wirkt lange fort.
Dies gilt auch für das Zurückholen von Mitarbeitern, das Re-Boarding. Um ihre Mitarbeiter und die Existenz der Firma zu schützen und die staatlichen Vorgaben umzusetzen, haben viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Belegschaft ins Homeoffice entsendet. Das brachte Vor- und Nachteile. Jetzt kommen nach und nach alle zurück und naheliegende Themen wie gemeinsame Treffen in größerer Runde verfangen im Hinblick auf Social Distancing nicht. Was ist zu tun? Rein organisatorisch betrachtet, müssen Arbeitsschutz– und Hygienemaßnahmen (vgl. Grafik des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales) umgesetzt werden. Die Arbeitsplätze sollen beispielsweise 1,5 Meter Mindestabstand haben, in Aufenthaltsbereichen müssen diese ebenfalls gewahrt werden. Wo immer möglich, sollten Einzelarbeitsplätze bevorzugt werden. Gemeinsam einsam? Auch hier liegt – wie so oft – der Schlüssel in der Technologie. Selbst wenn alle Mitarbeiter wieder im Office sind, wird die Telefon- bzw. besser Video–Konferenz noch eine Weile en vogue bleiben. Am ersten Tag nach der langen Homeoffice-Phase tut eine Welcome–Back–Message im Büro der Stimmung gut.
Wir bei Vesterling freuen uns auf unser Team, das jetzt wieder hauptsächlich an unseren Bürostandorten – aber auch mit größerer Homeoffice-Flexibilität als vor Corona – für Sie engagiert im Einsatz ist.
https://www.bmas.de/DE/Schwerpunkte/Informationen-Corona/Arbeitsschutz/arbeitsschutz.html
Quelle: BMAS, 2020